Postingan
ini hanya bermaksud untuk sharing & membantu apabila ada rekan-rekan yang
membutuhkan informasi untuk mutasi istri/suami/saudara/keluarga, dll yang
berstatus pegawai negeri.
Berikut
ini saya akan berbagi sedikit pengalaman berserta langkah-langkah yang pernah
saya tempuh ketika mengurus pindah instansi dari Pemerintah Kabupaten Manggarai Barat Propinsi Nusa Tenggara Timur ke Pemerintah KAbupaten Tapanuli Selatan Propinsi Sumatera Utara.
Mungkin
akan berbeda pada tiap instansi dan daerah, tergantung kebijakan masing-masing.
Tapi setidaknya bisa diambil sedikit gambaran dari catatan berikut. Baiklah,
mari kita mulai :
1. Syarat utama untuk mutasi,
Syarat
utama & mutlak untuk dapat mutasi adalah anda seorang PNS. Jadi, seorang
karyawan perusahaan swasta tidak bisa mutasi sebagai PNS. Bila tetap ingin
menjadi PNS, maka ikutlah tes CPNS yang rutin diadakan setiap tahun.heuheu...
Surat yang
akan kita persiapkan antara lain:
- Permohonan Pindah tugas,
melampirkan: FC SK CPNS,FC SK PNS, FC Karpeg, DP3, FC Surat keterangan aktif,
Rekomendasi dari tempat yang kita tuju, dan FC SK suami (jika alasan
pindahnya karena mengikuti suami.) Surat ini ditandatangani oleh kita, dan
disetujui (tanda tangan) oleh atasan langsung kita.
- Surat dari atasan langsung yang
menyatakan tidak merasa keberatan dengan permohonan pindah kita,TT
atasan langsung
- Daftar pengantar, TT atasan
langsung.
2. Alasan untuk mutasi,
Hal
terpenting untuk mentrigger/memulai proses mutasi adalah alasan yang tepat
& kuat. Ada berbagai macam alasan yang bisa digunakan untuk mutasi,
diantaranya adalah ikut pasangan (suami/istri), mendekatkan diri dengan
keluarga, mengembangkan karir dan alasan-alasan personal lainnya.
Dari
berbagai alasan tersebut, yang paling dapat diterima adalah ikut pasangan (suami/istri),
yang pindah tugas atau bertugas didaerah lain. (walaupun saya dulu sebelum menikah menggunakan alasan mengembangkan karir dan melanjutkan pendidikan S2). Menurut beberapa sumber yang
saya dapatkan, akan lebih besar kemungkinannya untuk bisa mutasi, apabila
pasangan kita tersebut bertugas sebagai pembela negara (TNI/POLRI). Sedangkan apabila pasangan kita sebagai PNS, tetap akan
mendapatkan prioritas lebih, tapi tidak sebesar TNI/POLRI. saya mendapatkan prioritas yang kedua karena saya dan istri bekerja sebagai PNS. meskipun begitu pengalaman saya dan istri tidak bisa langsung berdua pindah/mutasi, sementara istri saya menjadi PNS titipan pada Pemerintah Daerah saya bertugas sekarang karena waktu itu istri saya masih CPNS. Insya Allah tahun ini istri saya mulai pengurusan mutasi/pindah secara definitif karena SK PNS 100% sudah terbit (tidak PNS titpan lagi).
3. Prosedur Mutasi
Apabila
kita sudah mendapatkan alasan yang tepat untuk mutasi, maka kita bisa mulai
untuk memasuki step-by-step proses dan prosedur untuk mutasi. Secara umum
prosedur mutasi dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
3.1 Menentukan tempat tujuan untuk
mutasi
Tahap
ini merupakan tahap yang paling awal dari proses mutasi, karena kita harus
memastikan tempat tujuan mutasi kita ini adalah tempat yang tepat. Pertimbangan
pemilihan tujuan mutasi sebaiknya memperhatikan kemudahan akses & perkiraan
kebutuhan pada instansi tujuan kita. Misalnya, anda tinggal dikota A dan
memiliki background Sarjana Peternakan. Kebetulan dikota tersebut sedang
digalakkan budidaya perikanan & peternakan. Nah, ada baiknya anda mencoba
untuk mengajukan mutasi ke dinas peternakan/perikanan, pemerintah kota A. Tentu
saja sesuai dengan prosedur yang berlaku. tetapi pengalaman saya hampir di setiap Pemerintah Daerah biasanya penempatan tugas tidak memperhatikan lagi basic/latar belakang pendidikan kecuali yang spesifik dan bersifat sangat teknis seperti tenaga kesehatan.
3.2 Mencari informasi kualifikasi
seperti apa yang sedang dibutuhkan ditempat tujuan
Setelah
mendapatkan tempat tujuan untuk mutasi, saatnya sekarang menganalisa bagaimana
kemungkinan kita bisa diterima ditempat tujuan. Caranya bisa dengan
menanyakan secara langsung ke user, atau pihak yang membutuhkan tenaga
tambahan. Atau bila anda memiliki kenalan yang kebetulan berdinas diinstansi
tempat tujuan Anda, maka anda bisa menanyakan apakah disana masih memerlukan
tenaga tambahan, dengan kualifikasi yang kira-kira sesuai dengan anda.
3.3 Mengirimkan surat permohonan
untuk mutasi
Setelah
mendapatkan informasi yang sejelas-jelasnya dan selengkap-lengkapnya, mengenai
tempat tujuan mutasi dan gambaran kebutuhan disana, kita dapat mulai untuk
mengirimkan surat permohonan untuk mutasi. Surat permohonan mutasi ini
ditandatangani oleh pemohon & diketahui oleh pimpinan tempat tugas kita sebelumnya (boleh juga tanpa diketahui pimpinan). surat tersebut ditujukan kepada pimpinan daerah misalnya Bupati/Walikota (untuk pemerintah Kab/Kota) atau Gubernur (untuk
pemerintah provinsi), melalui BKD (Badan Kepegawaian Daerah) atau bagian
kepegawaian. saran saya sebaiknya jangan melalui Badan Kepegawaian
Daerah (BKD) karenan biasanya akan memakan waktu yang sangat lama, coba langsung ke Bagian Umum setda agar dapat langsung perintah Disposisi ke BKD. Setelah mengirimkan surat tersebut, sebaiknya kita rajin
menanyakan ke BKD apakah sudah ada perkembangan/bagaimana status surat
permohonan kita.
3.4 Response dari Instansi tujuan
mutasi
Setelah
surat permohonan kita masuk ke instansi terkait, maka seharusnya pihak BKD
memproses surat kita tersebut. Biasanya prosesnya memakan waktu dari beberapa
minggu sampai beberapa bulan, tergantung dari birokrasi didaerah masing-masing.
Response dari instansi tujuan mutasi adalah bersedia menerima permohonan kita
atau menolaknya. Bila menerima (keluar surat lolos butuh), maka kita akan
diminta untuk mengurus administrasi selanjutnya, sedangkan bila permohonan kita
ditolak, maka kita sebaiknya mencari instansi lain yang sekiranya mau menerima.
3.5 Mengurus surat persetujuan dari
instansi asal untuk melepas
Setelah
menerima surat lolos butuh dari instansi tujuan, maka kita harus mengurus surat
persetujuan untuk melepaskan kita dari instansi asal. Misalnya kita sebagai PNS
di pemerintah kota atau kabupaten (tingkat 2), maka kita harus mendapatkan
surat persetujuan dari kepala daerah (atau yang mewakilinya) baik dari tingkat
2 (kota/kabupaten) dan tingkat 1 (provinsi) daerah asal kita. surat pelepasan ini akan dikeluarkan bersama dengan surat pengantar dari BKDD tempat asal kita untuk selanjutnya di bawa ke propinsi ( apabila kita pindah dari kabupaten/kota).
3.6 Pengurusan SK mutasi dari BKN Regional dan Nota Dinas Penempatan
Ok,
sekarang ceritanya kita sudah mengantongi surat dari BKDD, yaitu :
“Surat
Rekomendasi Pindah Tugas yang ditujukan kepadaYTH. Bapak Gubernur Cq. Kepala
BKD Propinsi.”
Tapi
tunggu, jangan buru-buru kabur dulu. Kita akan disuruh mengurus:
“Surat
Keterangan dari Inspektorat Daerah bahwa kita tidak terkait dalam suatu
kasus dan belum pernah mendapatkan sanksi hukuman disiplin sesuai dengan PP No.
30 tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin PNS”
Kalau
memang kita tidak ada masalah dengan hal di atas, mengurus ini tidak lama.
Tinggal datang ke kantor Badan Pengawas Daerah, masukkan data, keluar deh. Oya,
buat rekan-rekan yang mau menjalankan ‘trik kerusuhan’ agar bisa dipindahkan
‘karena bos tak tahan dengan ulah kita’ hati-hati saja, kalau dapat sanksi
disiplin PNS, bisa-bisa nanti tersangkut di surat yang ini.
Nah,
dengan tetap tidak melupakan daerah yang kita tinggalkan (karena masih ada satu
surat yang penting banget yang akan diselesaikan, tapi ntar dulu..) berarti
segala Surat Pengantar dari tingkat Kabupaten kloplah sudah. Kita melangkah ke
Propinsi. Surat-surat tadi kita antar ke BKD Propinsi bagian mutasi.
Jika
surat-surat kita beres, di sini tidak akan memakan waktu lama, ya sekitar
semingguanlah. Dan kita akan diberikan surat:
“
Perihal: Persetujuan pindah antar instansi kepada Yth. Gubernur Cq. BKDD”
Selesai?
Belum. Perjuangan masih panjang.
Sekarang
kita akan berangkat menuju tempat pindah yang kita tuju. Sesampai di sana,
berkas-berkas kita yang sudah setumpuk itu dibawa ke BKD Propinsi. Kembali ke
bagian Mutasi. Di bagian ini Surat-surat kita akan diperiksa dengan seksama.
Termasuk DP3 asli. Tapi tidak perlu khawatir, kelengkapan berkas jelas yang
utama. Kalau beres, kita akan diberi:
“Surat
perihal: Usul Pindah Kepada Yth. Kepala Kantor Regional BKN”
So,
perjalanan kita berlanjut ke Badan Kepegawaian Negara, yang sudah dibagi
berdasarkan wilayah (regional).
Di sini
berkas kita juga akan diperiksa dengan teliti dan data kita akan dicek ke
basedata BKN. Saran buat rekan-rekan PNS, jika ada pengisian-pengisian data
secara berkala yang diberikan ke kita dari pihak BKD supaya jangan lalai hingga
tidak mengisinya, karena ternyata hal itu sangat penting untuk memperbaharui
data base kita.
Alhamdullillah
selesai, berarti kita akan mendapatkan
“SK
Pindah dari BKN”
SK inilah
yang kita bawa ke BKDDaerah tempat kita akan bertugas. BKDD nanti akan
mengeluarkan:
“Surat
Perintah Walikota/Bupati untuk penempatan di bagian Dinas apa kita akan
ditempatkan.”
Dan
kemudian dinas mengeluarkan
“Nota
Dinas”
Untuk
menindaklanjutinya penempatan selanjutnya.
Beres! Ups,
tunggu…Untuk bisa gajian di tempat baru ini, kita harus meminta
“
Surat Keterangan Penghentian Pembayaran dari Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah” Dari
tempat kerja sebelumnya. Dengan dikeluarkannya surat ini berarti rekan-rekan
tak lagi menerima gaji di tempat asal, segeralah mengurus penerimaan gaji
ditempat yang baru.
Oya,
jangan lupa, pindah tempat kerja walaupun jauh sejauh jauhnya jangan melupakan
apalagi meninggalkan kesan tidak baik di tempat kerja lama, karena dunia ini
sempit…. Suatu saat mungkin kita akan kembali ke sana…
Sementara
demikian dululah dari saya. Mohon maaf jika ada yang keliru, dan mohon
ditambahkan bila ada yang kurang. Sekedar hanya ingin berbagi pengalaman dengan
rekan-rekan semua.
Ok,…
Sukses…
*Semua
surat2 ada tembusannya, yang harus kita sampaikan ke alamatnya masing2.
*Urusan
kepindahan ini di atur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 09 Tahun 2003 Tentang
Kewenangan Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil.